Учет пластиковых карт на гсм. Как вести бухгалтерский учет ГСМ по топливным картам? В чем преимущества карт от ЕКА


Данный материал поможет вам разобраться в том, как происходит учет ГСМ по топливным картам, какие существуют особенности, приведем пример учета и расчета количества топлива на ОСНО/ЕНВД. Расскажем, какие наиболее распространенные ошибки и ответим на самые частые вопросы.

Ранее и физические, и юридические лица пользовались специальными топливными талонами – это было удобно и позволяло контролировать расходы топлива. Талоны имели ряд особенностей:

  • они отличались определенным лимитом топлива;
  • при заправке автомобиля совершалась минусовка литров бензина;
  • на них отражался неиспользованный остаток топлива.

На сегодняшний день талонами пользуются для одноразовой заправки машины, а распространение получили топливные карты.

Учет ГСМ по топливным картам: что такое топливная карта?

Топливная карта – новый способ заправки транспорта без постоянной оплаты топлива. Удобство карт заключается в следующем:

  • Сведения о расходовании бензина хранится на чипе карты в электронной форме;
  • Просмотреть данные об остатке и времени заправки горючего можно в любое время;
  • Карта может оформляться как физическими, так и юридическими лицами;
  • Повышается скорость обслуживания на заправочной станции;
  • При оформлении большего лимита действуют скидки;
  • Отсутствие нужды в отчете по чекам за топливо перед начальством;
  • Упрощение бухгалтерского учета (все данные имеются в личном кабинете владельца карты).

Виды топливных карт

Существуют 2 вида топливных карт:

  1. Лимитированные (какое-то количество топлива вносится на карту с целью последующей его выдачи владельцу карты ограниченным литражом на определенный период времени – день, неделю, месяц).
  2. Нелимитированные (какое-то количество топлива вносится на карту, и владелец карты может по договоренности со специализированным сервисом приобрести и потратить любое количество одного вида топлива).

Как получить топливную карту?

Этапы оформления карты:

  • Зарегистрировать электронный кошелек в нефтяной компании.
  • Создать личный кабинет.
  • Определиться с параметрами договора:
  1. установить лимит на количество топлива;
  2. закрепить карту за конкретным автомобилем (по номеру авто – так в случае воровства карты мошенник не сможет ею воспользоваться);
  3. выбрать марку бензина.
  • Пополнить счет (банковский перевод, оплата на расчетный счет).

Учет топливной карты

Сама карта (без стоимости топлива) относится к материально-производственным расходам и оцениваются по фактической стоимости. Затраты на приобретение карт пойдут на расходы по обычным видам деятельности.

Учет цены карты ведется на основании товарной накладной на счете “Прочие расходы” , а под конец месяца общая стоимость прибавляется к стоимости купленного топлива.

Бухгалтерский учет выдачи топливных карт

Ни на каком бухгалтерском счете выдача топливной карты сотруднику не отображается, и никаких проводок не осуществляется , поскольку денежные средства фактически не выдаются.

Однако выдача карт фиксируется в журнале, форма которого должна утверждаться руководством компании и содержать следующие графы:

  • Модель и гос. номер транспорта, на который оформлялась карта, и которым пользуется работник предприятия по приказу начальства;
  • ФИО водителя, его личная подпись;
  • Дата выдачи топливной карты водителю;
  • Дата, на которую карта должна быть возвращена.

Бухгалтерский учет затрат на топливо

Топливо относится к ГСМ, имеющим следующие характеристики:

  • нормативный расход;
  • фактический расход.

Затраты топлива подтверждаются путевыми листами, содержащими сведения:

  • о пробеге машины;
  • о марке и номере авто;
  • о количестве топлива, выданного по топливной карте;
  • остаток топлива при выезде водителя и прибытии в компанию;
  • сравнение нормативного и фактического расхода горючего;
  • заключение о перерасходе или об экономии бензина.

Бухгалтерский учет и проводки покупки и списания ГСМ по топливным картам

В бухгалтерском учете горюче-смазочные материалы, купленные по топливной карте, приходуются на счет 10 “Материалы” по фактической себестоимости и без учета НДС. Выделенный в счет-фактуре НДС отражается независимо на счете 19 “НДС по приобретенным ценностям”.

Бухгалтерские проводки

Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ
На день денежного расчета осуществляется проводка:
Приняты к учету ГСМ, право владения которыми перешло компании (согласно накладной) 60
По мере фактического отпуска ГСМ:
Оприходованы ГСМ, которыми заправлены авто (согласно чекам АЗС) 10 с/сч “ГСМ в бензобаках автомобилей” 10 с/сч “ГСМ в резервуарах поставщика”

Если особых правил перехода прав на топливо не оговаривается, ГСМ переходят к приобретателю в момент отпуска товара (при заправке машины).

Бухгалтерские проводки

НДС может быть принят к вычету исключительно по прибытии счета-фактуры от поставщика ГСМ.

Списание ГСМ

Стоимость горючего, которая будет списана на затраты компании, зависит от выбранного руководством метода оценки МПЗ (ФИФО или по средней себестоимости).

Налоговый учет затрат на покупку топливной карты

Вид затрат на приобретение топливных карт должен быть закреплен приказом в учетной политике фирмы:

  • материально-производственные расходы;
  • затраты на содержание автотранспорта;
  • другие производственные затраты, не относящиеся к производственному процессу и продажам.

НДС может быть принят к вычету, если:

  • была получена счет-фактура, подтверждающая покупку топливной карты;
  • с помощью карты осуществляются торговые операции, и их стоимость облагается НДС;
  • топливная карта принята на учет бухгалтерией.

Налоговый учет затрат на топливо

Идея установления транспортного налога, сумма которого учитывалась бы в стоимости топлива, появилась в 2010 году. Данный вид налога относится к региональным, а потому власти на местах вправе самостоятельно утверждать:

  • правила его расчета;
  • показатель мощности машины для расчета суммы налога по определенной ставке;
  • размер ставки налога.

На сегодняшний день налог на топливо относится к транспортным налогам, и его сумма напрямую зависит от показателя мощности транспортного средства.

Бухгалтерский учет и проводки по ГСМ в бюджетном учреждении

Бюджетным учреждениям приходится обосновывать целевое расходование средств государственного бюджета. Особенность бюджетного учета затрат на ГСМ – необходимость оформления специальной первичной документации, заполняемой бухгалтером и водителем.

Топливная карта служит одновременно и расчетным, и учетным документом. Согласно нормам закона бюджетные организации обязаны разместить заказ ГСМ путем проведения торгов или без них, но тогда общая сумма заказа должна быть ниже 100 тысяч рублей за квартал. А значит, для доказательства понесенных расходов нужно иметь результаты торгов или документы, подтверждающие расчетную (плановую) стоимость заказа . Организация подготавливает смету с учетом плановых показателей, применяемых при расчете объема затрат на ГСМ, а после их проверки главный распорядитель средств должен утвердить смету.

ГСМ должны тратиться в рамках утвержденных норм, в каждом бюджетном предприятии должен быть внутренний локальный акт о нормах расхода ГСМ. Учреждение вправе вводить отдельные поправочные коэффициенты к нормам затрат горючего, обосновав их применение и доказав производственную необходимость в их установлении.

Бухгалтерия бюджетного учреждения ведет раздельный учет ГСМ в зависимости от направлений их применения на обособленном счете 010503000 “Горюче-смазочные материалы” . Приходуются ГСМ по фактической стоимости. НДС, уплаченный при покупке ГСМ, не включаются в эту стоимость только тогда, когда топливо оплачено из доходов от налогооблагаемой предпринимательской деятельности учреждения и использовано в деятельности, облагаемой налогами.

ГСМ подлежат списанию по фактическому расходу (не важно, как горючее оплачивалось):

  • на счет учета затрат списывается в рамках норм;
  • на счет учета стоимости оказанных услуг, выполненных работ или проданных товаров (при осуществлении предпринимательской деятельности);
  • на счет учета затрат со взысканием недостачи с виновных лиц или со списанием из средств установленных источников в будущем (при превышении норм).

Также бюджетные учреждения практикуют списание ГСМ методом скользящей оценки, когда материалы подвергаются оценке по стоимости запасов по состоянию на первый день месяца, и стоимости всех поступлений за этот месяц.

При оплате ГСМ топливной картой учитывается форма расчетов (карты могут быть денежные и литровые).

Бюджетные учреждения используются для учета расчетов картами счет 020105000 “Денежные документы”. В аналитическом учете приходуется, а затем списывается то количество топлива, которое указано в документах, выданных на АЗС. Для литровых топливных карт стоимость определяется по цене покупки, для рублевых карт – по цене, актуальной на дату заправки.

Бухгалтерские проводки на примере

  • первая (литровая) выдана водителю служебного авто и рассчитана на выдачу 1 тысячи л. бензина (в оплату ее перечислено 30 тыс. рублей);
  • вторая (денежная) выдана водителю фуры для осуществления основной деятельности фирмы и рассчитана на выдачу бензина общей стоимостью 30 тысяч рублей.

19 августа водители принесли авансовые отчеты на заправку 200 л. бензина (по 100 л. 7 и 15 августа). На день заправки стоимость бензина равнялась 27 и 27,5 рублям.

Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ Стоимость
Отражена стоимость купленных топливных карт ● 120105510 ● 1302022730 60 тыс. руб.
Отражена стоимость карт, выданных водителям 120822560 120105610 60 тыс. руб.
Отражена стоимость ГСМ, оплаченного денежной картой 110503340 120822660 6 тыс. руб.
Отражена стоимость ГСМ, оплаченного литровой картой 110503340 120822660 5450 руб.
Отражена стоимость ГСМ, истраченного на текущие расходы 140101222 (или 140101272) 110503440 6 тыс. руб.
Отражена стоимость ГСМ, истраченного на ведение основной деятельности предприятия 110601310 110503440 5450 руб.

Документальное подтверждение расхода топлива

Для подтверждения израсходованных горюче-смазочных материалов используются путевые листы, образцы которых утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78. Данное требования является обязательным.

Расчет количества топлива

По информации, представленной в путевом листе, нужно вычислить количество ГСМ, которое пойдет на списание:

ТС = ОТВ + ТБ – ОТКМ ,

ТС – топливо на списание (в литрах),

ОТВ – остатки топлива при выезде машины,

ТБ – топливо в баке машины,

ОТКМ – остатки топлива на конец рабочего дня.

Пример учета ГСМ по топливной карте

04.06 фирма заключила договор с АЗС на пользование топливной картой и сразу оплатила стоимость карты (118 рублей, включая НДС 18 руб.). Обслуживание карты бесплатное, право собственности на бензин переходит фирме в момент заправки авто. Карта закреплена за КамАЗ-5320, на котором доставляется товар клиентам.

05.06 карта была выдана фирме и передана водителю.

30.06 на карту был перечислен аванс (5900 рублей, включая НДС 900 рублей).

На протяжении июля водителю было выдано по карте 380 л ДТ стоимостью 15 руб./л, включая НДС 2,29 руб.:

  • 07 – 180 л на 2700 руб. (НДС – 412 руб.);
  • 07 – 200 л на 3000 руб. (НДС – 458 руб.).

На последний день июля (31.07) АЗС переслала фирме:

  • счет-фактуру;
  • акт приемки-передачи, где прописаны объем и стоимость выданного ГСМ;
  • отчет по операциям с топливной картой.

Бухгалтерские проводки

Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ Сумма (руб.)
на 04.06
Оплачена топливная карта 60 51 118
Отнесена на расходы стоимость топливной карты 44 60 100 (118 – 18)
Отражен НДС с цены карты 19 60 18
Учтена карта 015 “Топливные карты” – 118
Принят к вычету входной НДС по купленной карте 68 с/сч “Расчеты по НДС” 19 18
на 30.06
Перечислен аванс 60 с/сч “Авансы выданные” 51 5900
на 03.07
10-3 60 2288 (180 л * (15 – 2,29))
Учтен входной НДС 19 60 412
на 17.07
Оприходованы ГСМ (по чекам АЗС) 10-3 60 2542 (200 л * (15 – 2,29))
Учтен входной НДС 19 60 458
на 31.07
Зачтен ранее перечисленный аванс 60 60 с/сч “Авансы выданные” 5700 (2288 + 412 + 2542 + 458)
Принят к вычету НДС по ГСМ (по счету-фактуре) 68 с/сч “Расчеты по НДС” 19 870 (412 + 458)

Учет ГСМ предприятиями на ОСНО

Затраты на ГСМ включаются в состав:

  • Материальных расходов (когда оказываются автотранспортные услуги). Списываются с учетом метода оценки материалов, принятого в компании;
  • Прочих затрат на производство и продажи (когда транспорт эксплуатируется для нужд компании). Списываются по фактической стоимости покупки (без НДС).

С целью расчета налога на прибыль ГСМ принимаются к учету по цене приобретения без учета НДС, если он включен в стоимость и выделен в расчетном документе отдельной строкой. НДС принимается к вычету по счет-фактуре. Стоимость ГСМ включается в затраты на день принятия к учету путевого листа или по мере продажи товаров/работ/услуг, в себестоимость которых ГСМ включены, если затраты на ГСМ признаны прямыми.

Когда путевые листы проведены по учету (должны быть чеки с АЗС), стоимость истраченного топлива включается в состав затрат, которые снижают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Указанный порядок списания ГСМ применяется в фирмах, рассчитывающих налог кассовым методом и методом начисления, поскольку при применении топливной карты ко времени фактической выдачи топлива деньги за него уже уплачены.

Учет ГСМ компаниями на УСН

Фирмы на режиме УСН “Доходы минус расходы” имеют право включить затраты на ГСМ в состав расходов , однако необходимо документально их подтвердить.

Компаниям, применяющим режим УСН “Доходы” (ставка 6%), запрещено снижать налогооблагаемую базу на сумму затрат на ГСМ.

Списываются расходы на топливо при расчете налога к уплате также как в случае с предприятиями на ОСНО, но есть одно непременное условие для признания затрат на УСН – их оплата. НДС по таким затратам также снижают налогооблагаемую базу по налогу на УСН.

Учет ГСМ фирмами на ЕНВД

Затраты на топливо не оказывают никакого влияния на расчет налогооблагаемой базы по ЕНВД в силу того, что объект налогообложения ЕНВД – вмененный доход.

Учет ГСМ организациями на ОСНО/ЕНВД

Затраты на топливо в компаниях, применяющих одновременно ОСНО и ЕНВД, должны быть распределены, однако расходы на ГСМ, которые относятся только к одному из видов деятельности, не подлежат распределению.

К вычисленной части затрат по тому виду деятельности, которая облагается ЕНВД, нужно прибавить сумму НДС, которую не разрешается принимать к вычету.

Законодательные акты по теме

Законодательные акты представлены следующими документами:

п. 5, 6 ПБУ 5/01 О порядке оприходования ГСМ
ст. 223 ГК РФ О переходе прав собственности на ГСМ в день оплаты
ст. 458 ГК РФ О переходе прав собственности на ГСМ в момент фактического отпуска (в момент заправки авто)
п. 1 ст. 172 НК РФ О принятии НДС с покупки ГСМ к вычету только после получения счета-фактуры поставщика
Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ “О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд” О размещении заказа путем проведения торгов или без них при сумме заказа до 100 тысяч рублей
Методические рекомендации “Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте” (утв. Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р) О нормах расхода топлива
п. 52 Инструкции по бюджетному учету (утв. Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 № 148н) Состав затрат, которые включаются в фактическую стоимость ГСМ
п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ,

п. 1 ст. 252 НК РФ

О необходимости документального подтверждения израсходованных ГСМ

Типичные ошибки

Ошибка № 1: На предприятии, одновременно применяющем режимы налогообложения ОСНО и ЕНВД, НДС по расходам на ГСМ приняли к вычету в отношении налогооблагаемой базы только по одному из видов деятельности.

Суть операций сводится к следующему: организация приобретает топливную карту, по ней расплачивается за топливо на АЗС в течение месяца единовременными платежами. Информация о количестве приобретенного топлива отражается на карте. Расходы на топливо включаются в состав расходов организации.

Для удобства используем числовой пример.

Пример. Организация перечислила поставщику предоплату за 1000 л бензина по цене 11,8 руб. за 1 л (в том числе НДС 1,8 руб.), отпускаемого по топливной карте. Отдельно была оплачена поставщику стоимость топливной карты в сумме 118 руб., в том числе НДС 18 руб. По данной карте было выбрано 990 л бензина, из которых на конец месяца 20 л осталось неизрасходованными в бензобаке автомобиля.

Вариант 1

Д К 51 Сумма, руб. 11 800 (1000 х 11,8)

Д К 51 Сумма, руб. 118

Д 50-3 К 60-1 Сумма, руб. 100 (118 - 18)

Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 18

Д 68 К 19 Сумма, руб. 18

  • Наличие счета-фактуры

Д 71 К 50-3 Сумма, руб. 100

Д 10-3 К 71 Сумма, руб. 9900 (990 х (11,8 - 1,8))

Д 19 К 71 Сумма, руб. 1782 (990 х 1,8)

Д 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» К 60-2 Субсч. «Авансы выданные» 11 682

Д 50-3 К 71 Сумма, руб. 100

Д 20 (23, 26, 29, 44) К 10-3 Сумма, руб.

В соответствии с нормы расходов топлива устанавливаются на основе фактического пробега (на основании путевого лица) помноженного на норму расхода топлива для соответствующей марки машины (л/100 км), скорректированную на коэффициенты учитывающие факторы, изложенные в Р3112194-0366-03. Во соответствии с письмом

По окончании месяца, на основании документов, выставленных поставщиком производятся следующие записи:

Отражен отпуск бензина поставщиком держателю топливной карты по накладной поставщика.

Д 71 К 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» Сумма, руб. 11 682 (990 х 11,8)

Д 68 К 19 Сумма, руб. 1 782

Вариант 2

Перечислены поставщику денежные средства в порядке предоплаты приобретаемого бензина

Д 60-2 Субсч. «Авансы выданные» К 51 Сумма, руб. 11 800 (1000 х 11,8)

Перечислены поставщику денежные средства в оплату приобретаемой топливной карты

Д 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» К 51 Сумма, руб. 118

Принята к учету полученная от поставщика топливная карта.

Д 50-3 К 60-1 Сумма, руб. 100 (118 - 18)

Отражена сумма НДС, предъявленная организации поставщиком

Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 18

Принята к вычету сумма НДС, оплаченная организацией при приобретении карты

Д 68 К 19 Сумма, руб. 18

Примечание: для принятия НДС к вычету в соответствии со статьей 172 НК РФ должны выполнятся следующие условия

  • Товары (работы, услуги) приобретались для производства товаров (работ, услуг) реализация которых признается объектом налогообложения НДС
  • Наличие счета-фактуры
  • Оприходование приобретенных товаров (работ, услуг)
  • Фактическая оплата приобретенных товаров (работ, услуг)
Отражена выдача топливной карты под отчет водителю

Д 71 К 50-3 Сумма, руб. 100

Оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля по топливной карте на основании отчета и иных документов, выданных электронным терминалом

Д 10-3 К Сумма, руб. 9900 (990 х (11,8 - 1,8))

Отражена сумма НДС по оприходованному бензину

Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 1782 (990 х 1,8)

Зачтен ранее выданный аванс (предоплата)

Д 60-1 «Расчеты с поставщиками» К 60-2 . «Авансы выданные» Сумма, руб. 11682

Возвращена водителем топливная карта в кассу организации

Д 50-3 К 71 Сумма, руб. 100

Списана стоимость израсходованного организацией бензина на основании путевого листа автомобиля.

Д 20 (23, 26, 29, 44) К 10-3 Сумма, руб. 9 700 ((990 - 20) х (11,8-1,8))

Фактически израсходованное количество бензина определяется исходя из пробега автомобиля и нормы расхода бензина на 100 км. Норма расхода бензина утверждается приказом руководителя исходя из контрольного замера расхода топлива.

В соответствии с Руководящим документом Р3112194-0366-03 "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (утв. Минтрансом РФ 29 апреля 2003 г.) Р3112194-0366-03. Во соответствии с письмом УМНС по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 26-12/31459 оправдательным документом для списания расходов на ГСМ служит путевой лист.

Примечание: в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК организация вправе отнести на расходы для целей налогообложения расходы на бензин, это можно сделать, даже если транспортное средство взято организацией в аренду (Письмо Управления МНС по г. Москве от 23 января 2003 г. N 26-12/4740).

По окончании месяца, на основании документов, выставленных поставщиком, производятся следующие записи:

Принят к вычету НДС по оплаченному и оприходованному бензину на основании полученного счета-фактуры.

Д 68 К 19 Сумма, руб. 1 782

Вариант 3 (наименее трудоемкий).

Перечислены поставщику денежные средства в порядке предоплаты приобретаемого бензина

Д 60-2 Субсч. «Авансы выданные» К 51 Сумма, руб. 11 800 (1000 х 11,8)

Перечислены поставщику денежные средства в оплату приобретаемой топливной карты

Д 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» К 51 Сумма, руб. 118

Принята к учету полученная от поставщика топливная карта (118 - 18).

Д 50-3 К 60-1 Сумма, руб. 100

Отражена сумма НДС, предъявленная организации поставщиком

Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 18

Принята к вычету сумма НДС, оплаченная организацией при приобретении карты

Д 68 К 19 Сумма, руб. 18

Примечание: для принятия НДС к вычету в соответствии со статьей 172 НК РФ должны выполнятся следующие условия

  • Товары (работы, услуги) приобретались для производства товаров (работ, услуг) реализация которых признается объектом налогообложения НДС
  • Наличие счета-фактуры
  • Оприходование приобретенных товаров (работ, услуг)
  • Фактическая оплата приобретенных товаров (работ, услуг)
Отражена выдача топливной карты под отчет водителю

Д 71 К 50-3 Сумма, руб. 100

По окончании месяца, на основании документов, выставленных поставщиком

Оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля по топливной карте на основании накладной поставщика

Д 10-3 К 60-1 «Расчеты с поставщиками» Сумма, руб. 9900 (990 х (11,8 - 1,8))

Отражена сумма НДС по оприходованному бензину

Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 1782 (990 х 1,8)

Зачтен ранее выданный аванс (предоплата)

Д 60-1 «Расчеты с поставщиками» К 60-2 . «Авансы выданные» Сумма, руб. 11682

Принят к вычету НДС по оплаченному и оприходованному бензину на основании полученного счета-фактуры.

Д 68 К 19 Сумма, руб. 1 782

Списана стоимость израсходованного организацией бензина на основании путевого листа автомобиля.

Д 20 (23, 26, 29, 44) К 10-3 Сумма, руб. 9 700 ((990 - 20) х (11,8-1,8))

Фактически израсходованное количество бензина определяется исходя из пробега автомобиля и нормы расхода бензина на 100 км. Норма расхода бензина утверждается приказом руководителя исходя из контрольного замера расхода топлива.

В соответствии с Руководящим документом Р3112194-0366-03 "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (утв. Минтрансом РФ 29 апреля 2003 г.) нормы расходов топлива устанавливаются на основе фактического пробега (на основании путевого лица) помноженного на норму расхода топлива для соответвующей марки машины (л/100 км), скорректированную на коэффициенты учитывающие факторы, изложенные в Р3112194-0366-03. Во соответствии с письмом УМНС по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 26-12/31459 оправдательным документом для списания расходов на ГСМ служит путевой лист.

Примечание: в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК организация вправе отнести на расходы для целей налогообложения расходы на бензин, это можно сделать, даже если транспортное средство взято организацией в аренду (Письмо Управления МНС по г. Москве от 23 января 2003 г. N 26-12/4740).

Генеральный директор аудиторской компании «АС-АУДИТ»
Сергей Долгалев


Раньше юридические и физические лица для своего удобства и контроля над расходом топлива успешно пользовались талонами, которые имели ряд характерных особенностей:

  1. Каждый талон имел определенные ограниченные пределы количества топлива.
  2. При заправке происходила минусовка заправленного количества бензина.
  3. Остаточная величина количества топлива имела отражение на самом талоне.

Не так давно были созданы пластиковые топливные карты, которые очень удобны в использовании по ряду причин:


Топливные карты бывают двух типов:

  1. Лимитированные. На карту вносится определенное количество топлива, которое может быть выдано пользователю в ограниченном количестве на определенный период времени, на день, неделю или месяц.
  2. Нелимитированные. На карту также вносится определенное количество топлива. Однако, пользователь может приобретать и использовать безлимитное количество определенного вида топлива, согласно договорным соглашениям со специализированным сервисом или организацией.

Учет самой топливной карты

Топливные карты без учета стоимости горюче-смазочных материалов относятся к материально-производственным затратам по их фактической себестоимости.

Эти затраты относятся к статье расходов на приобретение по обычным видам деятельности:

  • сырья;
  • товаров;
  • различных материалов.

Бухучет стоимости топливной карты происходит на счете «Прочие расходы» на основании товарной накладной. На конец месяца в отчете стоимость топливных карт должны учитывать в стоимости приобретенного топлива.

Учет выдачи топливных карт

Учет выдачи карт ведется при помощи специального журнала, форма его утверждается на предприятии и должна содержать обязательные графы:

  • модель и государственный регистрационный номер, закрепленного по приказу предприятия автотранспортного средства за работником;
  • фамилия, имя и отчество водителя с его подписью;
  • число, месяц и год получения карты водителем;
  • число, месяц и год возвращения карты.

Учет выдачи топливных карт не отражается на бухгалтерском счете, не осуществляется никаких проводок, поскольку водитель не получает в пользование наличных денежных средств.

Налогообложение расходов на приобретение карты

В приказе по учетной политике предприятия должно быть указано, какой из видов расходов учитывается при приобретении топливной карты. Это могут быть:

Условия, при которых налог на добавленную стоимость принимается к вычету:

  • топливная карта приобретена по представленному и оплаченному счету-фактуре;
  • при помощи топливной карты совершаются торговые операции, стоимость которых облагается налогом на добавочную стоимость;
  • после выполнения требований двух предыдущих пунктов карта принята бухгалтерией на учет.

Бухгалтерский учет расходов на топливо

Топливо относится к горюче-смазочным материалам, которые обладают двумя характеристиками, которые редко совпадают:

  • нормативный расход;
  • фактический расход.

Документальным доказательством расхода топлива на предприятии являются путевые листы.

В путевых листах предоставляется информация:

  • пробег автомобиля;
  • марка и номер автотранспортного средства;
  • количество топлива, выданного по топливной карте;
  • остаточное количество топлива при выезде на линии и возвращении на предприятие;
  • сопоставление фактического и нормативного расхода топлива;
  • выводы об экономии или перерасходе топлива.

Налогообложение расходов на топливо

Транспортный налог относится к разряду местных, и по этой причине местные власти могут менять по своему желанию:

  • порядок его расчета;
  • размер мощности автомобиля, на которые распространяется налог с определенной ставкой;
  • ставка налога.

В настоящий момент налог на топливо входит в статью автотранспортных налогов и его величина зависит только от мощности двигателя автомобиля.

Идея оплаты транспортного налога по европейскому образцу, где его стоимость входит в цену топлива, возникла в правительстве еще в 2010 году.

Такой принцип налогообложения имеет множество преимуществ:

  1. Налог оплачивается теми лицами, которые реально пользуются автомобилем.
  2. Если машина стоит в гараже и на ней не ездят, и, соответственно, не заправляют, то налог платить не нужно.
  3. Упрощение учета налоговых органов. Вести учет ограниченного количества заправочных пунктов легче, чем многомиллионную толпу автовладельцев.
  4. Автомобильным владельцам не нужно подавать декларации, следить за сроками их подачи, все эти вопросы ложатся на плечи автомобильных заправок.

Последствия использования нового стиля налогообложения

  1. Чем меньше ездит водитель, тем меньше платит налогов. Сумма налога зависит от количества потраченного бензина собственником автомобиля. Отныне налог не будет равен для тех, кто не ездит совсем, и для тех кто постоянно находится в дороге.
  2. Сокращение работников налоговых органов , тем самым экономия государственного бюджета.
  3. Сохранение льгот для тех категорий населения, которым они положены.
  4. План при старом стиле налогообложения выполняется работниками налоговой инспекции в направлении пополнения государственного бюджета на пятьдесят процентов. Введение нового стиля предполагает увеличение количества налогоплательщиков.

Как получить карту?

Для получения карты необходимо:

Нюансы оформления заключаются:

  1. В возможности привязать топливную карту к конкретному автотранспортному средству с определенными номерными знаками. Заправить другой автомобиль такой картой просто не получится. Такие условия обслуживания удобно оформлять по следующей причине: в случае воровства или потери ее, другой пользователь не сможет ею воспользоваться.
  2. В карте указывается тип топлива , к примеру: бензин А-92, или А-95, газ или солярка, которым можно заправлять машину.

Преимущества использования карты

Преимущества использования карты заключаются:

  1. В скорости обслуживания.
  2. В контроле за списанием расходов на топливо.
  3. При оформлении большего лимита на карту, сервис предоставляет дополнительные скидки.
  4. Все средства на карте можно использовать полностью.
  5. Автотранспортное средство заправляется на такое количество бензина или газа, сколько средств на него было снято с топливной карты, и не больше, и не меньше.
  6. Водителям, находящимся на службе у юридических лиц отпадает необходимость отчитываться по чекам в бухгалтерии.
  7. В бухгалтерии упрощаются учетные процедуры по причине нахождения всей информации в личном кабинете пользователя. Эта информация автоматически переходит в данные расчетной специализированной бухгалтерской программы.

Нюансы использования

Нюансы пользования картой:

  1. У каждой заправочной сети свои условия обслуживания пользователей топливных карт.
  2. Для пользователей топливных карт выделяются определенные дни недели и часы для возможности заправки.

В чем выгода топливных карт?

Топливные карты выгодно оформлять:


Понятие «топливная карта» отсутствует в российском законодательстве. Ранее этот термин содержался в Распоряжении Правительства Москвы от 5 ноября 2008 года № 2591-РП «О порядке предоставления топливных карт владельцам малолитражных автомобилей», согласно которому топливная карта (смарт-карта со встроенной микросхемой) – техническое средство учета отпуска нефтепродуктов на АЗС, на которых допущены к приему топливные карты, представляющее собой носитель информации, подтверждающей право на получение нефтепродуктов. Однако данный документ утратил силу с 18 июня 2013 года.

Согласно разъяснениям УФНС РФ по г. Москве, данным в письме от 30 июня 2010 года № 16-15/068679@, топливные карты не имеют статуса кредитных или иных платежных карточек, эмитентом которых является кредитное учреждение, они используются как средство строгой отчетности, позволяющее держателю карты получить от лица покупателя определенное количество товара. Карта фиксирует объем приобретенного топлива в литрах и позволяет ее держателю заправлять топливный бак в пределах расходного лимита, который устанавливается в заявке организации-покупателя.

Как правило, порядок расчетов с поставщиками горючего по топливным картам устанавливается в договоре. В нем стороны должны определить лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за ГСМ и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов). Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданные ГСМ (накладную), а также отчет (или реестр) операций по картам. В отчете должно быть указано, когда и сколько топлива было приобретено.

Бухгалтерский учет карт

Топливная карта может быть как получена бесплатно, так и приобретена за плату. В первом случае порядок ведения бухгалтерского учета законодательством не установлен. Нормами также не урегулировано отражение на счетах учета операций с нулевой стоимостной оценкой. Поэтому организация стоимость полученных топливных карт на балансовых счетах отдельно не отражает.

При этом в учетной политике может быть установлено, что с целью обеспечения сохранности топливных карт на основании абзаца 4 пункта 5 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденного Приказом Минфина России от 30 марта 2001 года № 26н, их учет организуется на специально открытом для этих целей забалансовом счете , например, 012 «Топливные карты» в условной оценке. Аналитический учет может вестись в разрезе номеров карт, автомобилей, либо сотрудников – водителей.

Также организации целесообразно вести журнал учета выдачи и возврата топливных карт.

При получении карты от поставщика и передаче ее водителю в учете делается запись Дебет 012. При утрате топливной карты, ее возврате водителем либо расторжении договора с поставщиком – Кредит 012.

В случае приобретения топливных карт за плату у бухгалтера могут возникнуть сложности с их учетом.

Учитывать карты на счете 50 субсчет 3 «Денежные документы» будет неправильно, поскольку, как было указано выше, они не являются денежным документом, это техническое средство для приобретения ГСМ. Учитывать стоимость карт в цене приобретенного топлива также будет неверным, так как заранее не известно, сколько они будут использоваться. Возможно два варианта учета топливных карт (выбранный способ необходимо закрепить в учетной политике).

Первый: в момент получения топливных карт отнести затраты на их приобретение в состав прочих расходов на основании пункта 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина от 6 мая 1999 года № 33н. При этом используются затратные счета 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и т. д., на которые будет списываться стоимость приобретенного ГСМ.

Второй метод предполагает, что топливные карты учитываются в качестве МПЗ, поскольку даже если срок их полезного использования превышает 12 месяцев, стоимость составляет менее 40 000 руб. (п. 4, 5 ПБУ 6/01). Исходя из положений подпунктов 5, 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденного Приказом Минфина от 9 июня 2001 года № 44н, топливные карты принимаются к учету по фактической себестоимости, равной сумме затрат на их приобретение, – сумме, подлежащей уплате поставщику топливных карт (без учета НДС). При передаче карт водителям их стоимость относится в состав прочих расходов.

Обратите внимание

Топливная карта может быть как получена бесплатно, так и приобретена за плату. В первом случае порядок ведения бухгалтерского учета законодательством не установлен. Нормами также не урегулировано отражение на счетах учета операций с нулевой стоимостной оценкой. Поэтому организация стоимость полученных топливных карт на балансовых счетах отдельно не отражает.

При выборе любого из двух указанных вариантов учета организация должна организовать учет карт с целью обеспечения их сохранности на забалансовом счете, например, 012 «Топливные карты» в условной оценке.

Обратите внимание, что денежные средства, которые перечислит организация на приобретение ГСМ и которые будут числиться на карте, являются предоплатой за топливо, поэтому расходом они не признаются и учитываются как дебиторская задолженность по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (п. 3, 16 ПБУ 10/99).


ПРИМЕР. УЧЕТ ТОПЛИВНЫХ КАРТ

У организации имеется пять легковых и два грузовых автомобиля. 16 января 2018 года компанией приобретены у поставщика семь топливных карт стоимостью 700 руб. (в том числе НДС 106,78 руб.). Оплата за карты в сумме 700 руб. произведена 17 января 2018 года. В этот же день поставщику перечислена оплата за бензин в сумме 100 тыс. руб.

В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие записи:

Дебет 10   Кредит 60
- 593,22 руб.– отражена стоимость приобретенных топливных карт;

Дебет 19   Кредит 60
- 106,78 руб. – отражен НДС, предъявленный поставщиком;

Дебет 60   Кредит 51
- 700 руб. – перечислена оплата поставщику;

Дебет 68   Кредит 19
- 106,78 руб. – принят к вычету НДС по топливным картам;

Дебет 20 (25,26 и т. д.)   Кредит 10
- 593,22 руб. – списана на затраты стоимость топливных карт;

Дебет 012
- 70 руб. – топливные карты приняты на забалансовый учет (в условной оценке 10 руб.);

Дебет 60 аванс   Кредит 51
- 100 000 руб. – перечислена поставщику оплата за топливо.

Налоговый учет

НДС, предъявленный поставщиком по счету-фактуре при приобретении топливных карт, подлежит вычету у покупателя при наличии первичных документов и после принятия карт на учет при условии, что они будут использоваться в деятельности, облагаемой НДС (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Эта страница, предназначена исключительно для бухгалтеров и содержит информацию о правильном учете топливных карт на предприятиях.

Учет самой топливной карты

Прежде всего отметим, что специальный порядок учета топливных карт не утвержден. На практике специалистами предлагаются различные варианты учета.

РАССМОТРИМ ОДИН ИЗ ВАРИАНТОВ учета топливных карт (т.е. самих карт без стоимости ГСМ). Топливные карты, приобретенные за плату, можно принять к бухгалтерскому учету в составе МПЗ по фактической себестоимости (п. 2, 5 ПБУ 5/01). Эти фактические затраты относятся к расходам по приобретению сырья, товаров, материалов и др. МПЗ и являются расходами по обычным видам деятельности.

Стоимость топливных карт можно учесть на счете 10.6 «Прочие материалы», основание – товарная накладная. На конец месяца стоимость топливных карт учитывается в стоимости приобретенного топлива. При этом делаются следующие проводки:

    Дебет 60 – Кредит 51 – перечислена оплата за изготовление топливной карты (основание – выписка банка)

    Дебет 10 – Кредит 60 – карта отражена в составе МПЗ (основание – товарная накладная, договор на поставку ГСМ)
    Дебет 19 – Кредит 60 – учтен НДС по карте (основание – счет-фактура)

    Дебет 68 – Кредит 19 – НДС к вычету (основание – счет-фактура, запись в книге покупок)

  • Дебет 20, 26, 44 – Кредит 10 – стоимость карты списана в расходы

Учет выдачи топливных карт

Работник, которому выдана карта, фактически денежных средств на руки не получает, поэтому в бухгалтерском учете не используется счет 71. Также не делается никаких бухгалтерских проводок. Но, за движением карт все-таки следует организовать контроль. Учет топливных карт можно вести с помощью специально разработанного журнала, форма которого утверждается в учетной политике. Обычно он содержит:

    дата получения карты сотрудником;

    дата возвращения;

    марка машины;

    государственный регистрационный номер машины;

    ФИО и подпись водителя машины

Бухгалтерский учет расходов на топливо

Информация с карточных терминалов для обработки передается в процессинговый центр. Сведения обрабатываются, и на их основе поставщик топлива по состоянию на последнее число каждого месяца передает покупателю:

    товарную накладную на топливо;

    счет-фактуру;

    акт сверки взаимных расчетов;

    Расшифровку (отчет) операций по картам.

В документах отражается количество фактически приобретенного топлива. Эти данные сверяются с отчетами водителя, где обобщается информация из путевых листов и полученных при заправке чеков терминалов АЗС.

Товарная накладная и реестр операций служат основанием для принятия топлива на учет по субсчету 10-3 «Топливо». Списание израсходованного бензина производится на основании путевых листов.

Бухгалтерские проводки по расчетам за топливо будут иметь вид:

    Дебет 60.2 – Кредит 51 – перечислена предоплата за топливо (основание – выписка банка)

    Дебет 10.3 – Кредит 60.1 – принято к учету топливо, полученное по топливной карте (основание – договор поставки ГСМ, отчет и товарная накладная поставщика)

    Дебет 19 – Кредит 60.1 – учтен НДС (основание – счет-фактура)

    Дебет 68 – Кредит 19 – учтен НДС (основание – счет-фактура, запись в книге покупок)

    Дебет 60.1 – Кредит 60.2 – зачет предоплаты (основание – бухгалтерская справка, акт сверки взаимных расчетов)

    Дебет 20, 26, 44 – Кредит 10.3 – списана стоимость израсходованного топлива (основание – бухгалтерская справка, путевой лист).

Налогообложение расходов на топливо

Расходы на топливо для целей налогообложения прибыли признаются расходами по обычным видам деятельности. Они относятся к материальным расходам или к расходам на содержание служебного транспорта. Для уменьшения налогооблагаемой прибыли они должны (ст. 252 НК):

    быть экономически обоснованными (т.е. находиться в пределах утвержденных норм расхода топлива);

    документально подтвержденными;

    производиться для деятельности, направленной на получение дохода.

НДС по топливу можно принять к вычету, когда

    топливо принято на учет;

    имеется счет-фактура;

    топливо предназначено для осуществления операций, облагаемых НДС.

Плюсы использования топливных карт

Следует особо отметить удобство формы расчетов с использованием топливных карт. Во-первых, не приходится выдавать деньги в подотчет, обрабатывать авансовые отчеты и следить за правильностью оформления каждого документа при каждой заправке. А если они происходят ежедневно? Тогда количество таких документов просто зашкаливает.

Во-вторых, в конце месяца покупатель получает полный пакет документов, чтобы принять к учету топливо, учесть его в расходах в бухгалтерском и налоговом учете.

Учет ГСМ по топливной карте осуществляется по нескольким параметрам. Современная электронная система, позволяет предоставлять клиентам следующую информацию:

    Время заправки.

    Место получения топлива.

    Вид приобретенных ГСМ.

    Стоимость заправки.

    Размер полученной скидки.

При учете ГСМ по топливной карте все эти данные персонифицируются, исходя из индивидуального номера карточки. Такой подход дает возможность эффективно контролировать использование горюче-смазочных материалов водителями, исключить возможность манипуляций, которые неизбежно возникают при расчетах за топливо наличными. Данные учета ГСМ по топливной карте могут предоставляться клиенту в заранее оговоренный период времени. Пользуясь данной услугой, многие предприятия существенно увеличивают эффективность своей работы за счет оптимизации расходов на ГСМ.


2024 © voenkvm.ru.