Переход на электронные больничные: что нужно знать бухгалтеру. Электронный больничный: инструкция для бухгалтера Настройка загрузки больничных в зуп 2.5

Интернет банкинг

Электронные больничные введены еще в прошлом году – с июля 2017 года. Однако не все пользуются этим удобным сервисом, несмотря на то что сотрудники вправе самостоятельно выбирать, какой вариант больничного листа – традиционный или электронный – им удобнее получать. Электронные больничные оформляют прямо в медицинском учреждении. Давайте рассмотрим, какие функции выполняет электронный лист нетрудоспособности, а также алгоритм взаимодействия с ФСС через 1С.

Основные функции ЭЛН

Электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) – это документ в электронном виде, который создан в специальной программе в медицинском учреждении. Он так же, как и обычный больничный, подписывается уполномоченными лицами, только с помощью ЭЦП (электронно-цифровой подписи).

К его главной основной функции относится, в первую очередь, подтверждение факта обращения сотрудника определенной организации в медицинское учреждение. Вторая функция – юридическая. ЭЛН дает право сотруднику сохранить за собой рабочее место на время болезни.

Третья функция – экономическая. ЭЛН обеспечивает выплату пособия по среднему заработку за период временной нетрудоспособности.

Четвертая функция – информационно-статистическая. Информация о причинах болезни для формирования статистических данных собирается в единой базе и упрощает сбор и обобщение этой информации для статистических и других органов.

Условия успешного обмена данными

Для успешного обмена данными по электронным больничным листам между организацией и фондом социального страхования необходимо, чтобы выполнялись следующие условия:

Работник должен письменно согласиться на оформление электронного варианта больничного.
Медицинское учреждение – поликлиника или больница – должно быть подключено к системе автоматизированного обмена данными.
Организация, в которой числится сотрудник, тоже должна быть подключена к системе электронной отчетности – 1С Отчетность.

Алгоритм взаимодействия между ФСС, организацией и медучреждением

Весь алгоритм взаимодействия сводится к следующей схеме:

После получения от сотрудника письменного согласия организация подключается к 1С Отчетности или получает только сертификат ФСС для ЭЛН, если в 1С Отчетности нет надобности (хотя удобнее подключить сервис сдачи отчетности во все фискальные органы прямо из программы 1С).
При возникновении страхового случая сотрудник обращается в медицинское учреждение, где врач оформляет электронный больничный и подписывает его своей электронной подписью. Далее электронный больничный врач отправляет в ФСС, а сотрудник получает номер своего больничного по SMS на мобильный телефон.
Сотрудник сообщает номер больничного в бухгалтерию организации, которая запрашивает информацию о больничном в ФСС. Фонд высылает электронный документ, бухгалтерия рассчитывает пособие и отправляет его обратно в Фонд.

Таким образом, весь документооборот происходит электронно.

Как все происходит в 1С?

Для программ, которые подключены к сервису 1С Отчетность, настройка обмена с ФСС происходит автоматически. Для тех, у кого сервис не подключен, есть возможность подключить сертификат ЭЛН вручную.

Для формирования нового документа ЭЛН необходимо перейти из пункта бокового меню «Зарплата и кадры» в подраздел «Все начисления». В открывшемся списке выбрать «Больничный лист».

Чтобы загрузить сведения по больничному листу электронно из ФСС, нужно ввести в соответствующее поле больничного листа его номер, который должен предоставить сотрудник, и нажать «Получить данные из ФСС».

Расчет производится исходя из сведений о начисленной заработной плате по данному сотруднику.

Данные о медицинском учреждении, оформившем больничный, заполнятся автоматически из справочника 1С.

После заполнения и расчета по больничному листу его необходимо провести и закрыть. А в ФСС отправить реестр ЭЛН. Для формирования реестра, необходимо из пункта бокового меню «Отчеты» перейти в подраздел «1С-Отчетность», «Реестр ЭЛН для отправки в ФСС».

В открывшейся форме реестра необходимо заполнить все поля и список оформленных больничных.

Перед отправкой реестр нужно провести, затем нажать кнопку «Отправить реестр в ФСС».

Больничные рассчитываются из листка нетрудоспособности, предоставленного сотрудником. Величина пособия зависит от характера нетрудоспособности, а также страхового стажа. Рассмотрим, как страховой стаж отражается на расчете пособия:

Менее 5 лет -60% расчета среднего заработка;
От 5 до 8 лет – 80% рассчитанного среднего заработка;
Свыше 8 лет – 100% от расчета среднего заработка.

Больничный рассчитывается исходя из данных среднего заработка застрахованного работника за два предыдущих года. При этом, календарные года, за которые работнику рассчитывается больничный, могут быть заменены. Это ситуации, когда сотрудница в одном или в двух этих календарных годах использовала отпуск по беременности и родам или . Согласно заявлению сотрудника проводится замена одного или обоих лет, если замена влечет за собой увеличение суммы пособия.

Как оформить больничный лист в 1С 8.3 ЗУП

Рассмотрим пошагово как провести больничный лист в 1С ЗУП.

Как зарегистрировать неявку по больничному листу

Если на момент расчета аванса или зарплаты работник отсутствует, то в 1С 8.3 ЗУП необходимо зарегистрировать неявку по невыясненной причине, чтобы на период отсутствия не начислялась зарплата.

Для возможности регистрации отсутствия сотрудника надо проверить настройки программы 1С. Пункт меню Настройки – выбираем Расчет зарплаты – далее Настройка состава начислений и удержаний – далее Учет отсутствий -галочка Прогулы и неявки:

В регистрируется неявка с помощью документа Прогул, неявка. Документ можно внести как в кадровом меню, так и в разделе Зарплата:

Из нашего примера работник заболел в апреле с 11 по 22:

Для каждого месяца неявки/прогула, если неявка продолжается в следующем месяце, необходимо в 1С вносить новый документ, то есть отдельно для мая, для июня и т.д.

Как отразить больничный лист в 1С

После предоставления больничного сотрудником, вносим документ Больничный для расчета пособия. Документ является кадрово-расчетным. Его можно внести из раздела Кадры:

или используя раздел Расчёт зарплаты:

Создаем новый документ. Если не был ранее заполнен стаж, то программа обратит на этот факт внимание:

Если перейти на это поле, то можно указать стаж сразу в документе:

Указываем характер нетрудоспособности из больничного листка и даты нашего больничного. Месяц начисления в нашем случае – май, то есть это месяц, который будет отображен в расчетном листке сотрудника. Проверяем оплату:

Проверяем начисление по больничному:

Неявка на работу по невыясненной причине сторнируется на закладке Перерасчет прошлого периода:

Дата выплаты по больничному важна для учета НДФЛ. Незарплатные доходы учитываются по дате выплаты. Способ выплаты можно выбирать – при авансе, с зарплатой, или межрасчётом. Проводим больничный:

Расчет оплаты по больничным листам в 1С 8.3 ЗУП

Оплата больничного листа по уходу за ребенком

Особенность данных больничных – это оплата по амбулаторному лечению проводится в первые 10 календарных дней в соответствии со стажем, а затем в сумме 50% от среднего заработка. Если лечение проходит в стационаре, то с учетом страхового стажа.

Также есть особенности расчета в 1С ЗУП, зависящие от возраста ребенка. Выбор варианта расчета больничного по уходу в документе Больничный лист на закладке Уход за детьми:

Программа 1С 8.3 ЗУП также отслеживает с какого дня оплата будет проходить в размере 50%:

Оплата больничного по беременности и родам, по травме на производстве или профзаболеванию

Если оплачиваем отпуск по беременности и родам, пособие по травме на производстве или профзаболеванию, то это 100% оплата больничного и без учета стажа:

Также, если уволенный работник предоставил листок нетрудоспособности в течение 30 календарных дней со дня увольнения, и еще не нашел новую работу, то это оплата в сумме 60% от рассчитанного среднего заработка.

Расчет среднего заработка

В 1С ЗУП при расчете среднего заработка сотрудника с учетом заработка у предыдущих страхователей необходимо, чтобы в документе был поставлен флажок «Учитывать заработок предыдущих страхователей»:

Где в 1С ЗУП 8.3 внести заработок у предыдущих страхователей? Необходимо пройти на закладку Главное и по кнопке Изменить расчёт среднего заработка заполнить данные:

Или из раздела Зарплата – Смотри также – Справки для расчета пособий:

Средний заработок определяется программой 1С ЗУП 3.1 автоматически исходя из данных о том, сколько было включено в итоговую базу для расчета взносов в предыдущих годах. Средний заработок определяется за каждый календарный год в сумме, не более предельного размера базы для начисления страховых взносов в ФСС, установленного на этот год.

Среднедневной доход для расчета пособий рассчитывается делением начисленного заработка на 730. Для пособий по беременности и родам заработок делится на сумму календарных дней двух предшествующих лет минус исключаемые периоды (больничные, отпуск по уходу за ребенком, отпуск по беременности и родам, периоды освобождения от работы с полным или частичным сохранением зарплаты, если на зарплату в это время не уплачивались страховые взносы).

Можно посмотреть печатную форму расчета. Печатные формы Расчет среднего заработка и Подробный расчет используются бухгалтером чтобы проверить расчет и данные, а форма Расчет пособия к листку нетрудоспособности – это «официальный» расчет, его прикладываем к больничному:

Оплата больничного листа за счет ФСС

Финансирование пособий по больничным листам зависит от характера нетрудоспособности. Если это заболевание или травма (кроме производственной), то первые три дня оплачиваются страхователем. Последующие дни оплачиваются за счет ФСС. В остальных случаях оплата производится за счет ФСС с первого дня. В программе 1С ЗУП это разделение видно двумя видами расчета Больничный и Оплата больничных за счет работодателя:

Шаг 1. Зарегистрируйтесь в системе

Чтобы работать с электронными больничными листками, организации потребуется завести личный кабинет в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» ФСС на cabinets.fss.ru (далее — ЕИИС «Соцстрах»). Войти в него можно через учетную запись юрлица на портале Госуслуг.

Если у вашей организации нет подтвержденной учетной записи на Госуслугах, создайте ее в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА):

На esia.gosuslugi.ru перейдите во вкладку «Организации».
Создайте подтвержденную учетную запись, используя квалифицированную электронную подпись, выданную на имя руководителя или на лицо, имеющее право действовать без доверенности.
Заполните карточку с реквизитами.

После регистрации в личном кабинете ЕИИС «Соцстрах» заполните информацию о своей компании и ознакомьтесь с инструкцией.

Для каждого участника системы предусмотрены свои функции личного кабинета:

Больницы будут загружать в систему электронные листки, подписывая их квалифицированной электронной подписью.
Бухгалтер будет видеть больничные сотрудников, получать нужные сведения для начисления пособия и заполнять раздел работодателя.
Застрахованные смогут проверять, правильно ли заполнен больничный лист и корректно ли начислено пособие.
Федеральный закон № 86-ФЗ предусматривает, что врач сможет оформить электронный больничный по временной нетрудоспособности, беременности или материнству, если соблюдены эти два условия:
Медучреждение и работодатель застрахованного человека зарегистрированы в специальной автоматизированной системе электронных листков.
Пациент в письменном виде согласился на оформление листка нетрудоспособности в электронной форме.

Утвержден перечень данных, которые требуются для проведения медико-социальной экспертизы застрахованного и начисления пособия, а также сроки их сдачи (Постановление Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567).

Шаг 2. Перераспределите обязанности

Назначьте бухгалтера, ответственного за работу с электронными больничными, получите на него электронную подпись и обеспечьте доступ к ЕИИС «Соцстрах». Если нужно, обучите новым правилам работы тех бухгалтеров, которые раньше работали только с бумажными больничными.

Во многих сервисах разрабатываются новые возможности для работы с электронными больничными. Для работы с электронными больничными можно воспользоваться и бесплатной программой, которую ФСС предлагает скачать в Личном кабинете работодателя.

Шаг 3. Расскажите сотрудникам об изменениях

Как только компания подключилась к системе, расскажите сотрудникам, что у них есть право оформить больничный в электронном виде. Можно выпустить приказ под подпись или сделать рассылку по электронной почте.

ФСС оплатит больничный, если он представлен в электронной форме, за три рабочих дня

Работник сам решает, в каком виде хочет оформить документ: в бумажном или электронном. Но у электронного больничного есть преимущества, донесите их до сотрудников:

Его проще оформлять, не нужно дополнительно заверять печатями в регистратуре.
Его невозможно испортить, забыть, потерять. Если застрахованный потеряет номер больничного, он сможет восстановить его в личном кабинете по номеру СНИЛС и паролю с Госуслуг.
Электронный больничный не нужно бережно хранить и передавать бухгалтеру, как его бумажный аналог. Достаточно сообщить номер листка по телефону или по почте. Это особенно актуально для компаний с филиалами, разными офисами или отдельно расположенной бухгалтерией.
Если в регионе проходит пилотный проект по прямым выплатам, ФСС оплатит больничный, представленный в электронной форме, за три рабочих дня (в бумажной форме — за 10 дней).

Татьяна Огородникова, бухгалтер «Агентство Бонус »:

— ФСС сама прислала нам письмо с приглашением стать участником системы и заключила с нами соглашение об информационном взаимодействии. Оповещать сотрудников о возможности формировать больничные в электронном виде мы планируем в рассылках от имени директоров подразделений. От введения электронных листков нетрудоспособности однозначно ждем только позитивных изменений в работе: например, больше не придется отправлять сотрудника к врачу, чтобы переоформить документ из-за ошибки. Раньше такое случалось .

Оформление пособия

Шаг 4. Получите от сотрудника номер больничного

Врач поликлиники входит в систему ФСС и формирует в ней листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты. Также он запрашивает в системе уникальный номер электронного больничного.

Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах».

Выдавая больничный пациенту, врач и медучреждение заверяют документ усиленными КЭП. На этом этапе сотрудник не увидит больничного, он только получит уникальный номер, который затем будут использовать медучреждение, работодатель и ФСС. Он должен передать этот номер бухгалтеру, который занимается начислением пособия.

Шаг 5. Заполните листок в личном кабинете

По этому номеру бухгалтер находит в личном кабинете в ЕИИС «Соцстрах» больничный лист сотрудника. Полученные из листка сведения (о периоде болезни и т.д.) нужно будет использовать для расчета и учета больничного листа.

Также нужно будет заполнить свою часть: наименование компании, средний заработок, стаж и т.д. Дополнения в листке нужно заверить электронной подписью, которую вы используете для сдачи электронной отчетности.

На этапе выплаты пособия

Шаг 6. Передайте сведения в ФСС для выплаты или возмещения пособия

Заполненный больничный мгновенно поступит в отделение ФСС по месту работы застрахованного. Эти сведения ФСС будет учитывать при начислении и проверке пособия.

Дальше сценарии работы по начислению и выплате пособий различаются в разных регионах России. Часть регионов участвует в пилотном проекте ФСС «Прямые выплаты», все они перечислены в Постановлении Правительства РФ от 21.04.2011 № 294. В этих регионах пособие выплачивает ФСС напрямую сотруднику. В остальных регионах пособие сотруднику начисляет и выплачивает работодатель. Рассмотрим сценарии работы бухгалтера в обоих случаях.

Зачетная система

Рисунок 1. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности при зачетной системе страховых взносов.

При зачетной схеме:

Рассчитайте пособие и выплатите его работнику с ближайшей зарплатой.
Сумму расходов, понесенных на выплату пособия, можно или зачесть в счет уплаты взносов на социальное страхование, или возместить в ФСС. Чтобы получить возмещение, необходимо подойти в отделение ФСС и предоставить заявление или справку-расчет.

Прямые выплаты

Рисунок 2. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности в регионах, где действует пилотный проект «Прямые выплаты».

При прямых выплатах:

В своей бухгалтерской программе выполните расчет среднего заработка для пособия.
Если пособие за первые три дня нужно оплатить за счет работодателя, рассчитайте и включите эту часть в следующую зарплату.
Подготовьте реестр в электронном виде (если отправляете данные через интернет) или заполните заявление в ФСС от имени сотрудника (если обращаетесь в ФСС лично).
Отправьте реестр на портал ФСС или отнесите заявление лично в отделение ФСС.
Проследите, чтобы работник получит пособие: ФСС выплатит его банковским или почтовым переводом.

Подробнее о прямых выплатах читайте в .

Преимущество электронных больничных

Закон обязывает только медучреждения оформлять электронные больничные по требованию застрахованного. Штрафов для работодателя за то, что он не перешел на электронные больничные, пока не предусмотрено. Но в добровольном переходе на электронные больничные листы есть плюсы.

Меньше ошибок

При заполнении бумажного больничного ошибаются и врачи, и работодатели. Ревизоры-консультанты ФСС ежегодно находят ошибки в более чем 2 000 000 бумажных больничных, в том числе и бухгалтерские ошибки при расчете пособия. Использование электронных больничных листов способно свести эти ошибки практически к нулю.

Меньше злоупотреблений

Новая система электронных больничных позволит свести на нет злоупотребления при оформлении листков нетрудоспособности. Работнику будет гораздо сложнее подделать электронный листок, а факт подделки легче доказать.

Меньше работы

С переходом на электронные больничные не нужно будет тратить время на:

передачу бумажных больничных в территориальные отделения ФСС;
учет фактов хозяйственной жизни листков, так как они являются бланками строгой отчетности;
проверку подлинности больничных;
хранение и обработку архива.

Меньше места для архивов

Если оформлен электронный больничный, у работодателя нет обязанности хранить бумажный аналог. То есть не нужно будет выделять специальные места для хранения бланков строгой отчетности.

Над материалом работали Наталья Потапкина, эксперт веб-сервиса Контур.Бухгалтерия,
Елена Кулакова, эксперт системы электронной отчетности Контур.Экстерн

С 1 июля согласно Федеральному закону 86-ФЗ россияне могут оформлять больничный лист в том числе и в электронной форме. Такой документ имеет такую же юридическую силу, что и бумажный вариант.

электронных
больничных

16 октября 2017 года был выдан юбилейный, 50 000-й электронный больничный. Событие произошло в Центральной республиканской больнице Ардатовского района Республики Мордовия.

Взаимодействие бухгалтеров с ФСС через 1С по поводу электронного больничного происходит теперь намного проще. Существенно сократилось количество ошибок, связанных с некорректным переносом информации из заполненных от руки бумажных больничных листков.

Потеря больничного как документа практически невозможна благодаря использованию в работе программы «1С: Отчетность» . Вся информация хранится в электронном виде на сервере ФСС.

Электронный больничный: как он работает?

Если ваш сотрудник заболел или получил травму, ему необходимо, как и обычно, обратиться в медучреждение. Когда придет время закрывать больничный, лечащий врач выдаст работнику не бумажный бланк, а номер электронного документа.

С этим номером ваш сотрудник и придет в бухгалтерию. Все данные по листку нетрудоспособности к этому моменту попадут в ФСС и будут отображаться в личном кабинете организации на сайте cabinets.fss.ru. Имея всю информацию на руках, Фонд социального страхования не откажет в зачете пособия.

лечебное учреждение при выдаче сотруднику листка нетрудоспособности отправляет всю информацию о нем в ФСС;
работодатель при предъявлении сотрудником этого больничного получает по номеру листка все его данные из ФСС непосредственно из программы;
по полученным данным в программе автоматически рассчитывается пособие;
работодатель отправляет информацию по рассчитанным листкам нетрудоспособности обратно в ФСС.

Механизм работы с электронными больничными на примере 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения ред. 1.0

1. Больничный лист.

При вводе электронного больничного листа достаточно заполнить основную информацию:

организацию (если ведется учет по нескольким организациям);
сотрудника;
номер листка нетрудоспособности.

По кнопке ЭЛН ФСС документ автоматически заполняется данными ЭЛН, полученными с сервера ФСС.

Пособие рассчитывается исходя из сведений о заработке и стаже сотрудника, хранящихся в базе данных.

2. Реестр в ФСС

В журнале документов Реестры пособий для обмена данными ФСС по кнопке Добавить создаем новый документ, с выбором операции Реестр данных ЭЛН заполняемый работодателем.

В открывшемся окне нового реестра можно получить данные двумя способами Заполнить и Добавить . По кнопке Заполнить программа сформирует список всех больничных листов, которые не отправлялись в ФСС. По кнопке Добавить пользователь может самостоятельно выбрать необходимый больничный лист. Нажимаем Отправить реестр данных ЭЛН в ФСС - выбранные больничные листы будут отправлены в ФСС.

Для автоматического обмена с ФСС в конфигурации пользователя должна быть настроена 1С: Отчетность или Обмен с ФСС. Настроить это можно в справочнике Учреждение на закладке Документооборот .

Подключить сервис 1С-Отчетность и настроить обмен с ФСС можно обратившись к специалистам Первого БИТа .

Что делать, если работодатель не участвует в программе электронного документооборота с ФСС?

С 1 июля 2017 года законодательно закреплено положение о том, что листки нетрудоспособности медучреждение может выдать не только в бумажном варианте, но и в электронном виде. Но как быть, если сотрудник оформил электронный больничный, а организация-работодатель не зарегистрирована в личном кабинете ФСС?

Во избежание таких ситуаций работодателю целесообразнее проинформировать сотрудников (например, письмом по учреждению), есть ли у них возможность выбора формы больничного листа.

Получить доступ к формированию электронного больничного такие работодатели могут, в частности, через личный кабинет на сайте ФСС России. Доступ к личному кабинету осуществляется при наличии логина и пароля к Единому порталу государственных и муниципальных услуг (см. информацию ФСС России).

Организация не обязана подключаться к личному кабинету на сайте cabinets.fss.ru. Штрафов за использование бумажных листков пока не предусмотрено. Однако, если Вы считаете переход на электронную систему преждевременным, задумайтесь над ее преимуществами:

Электронный документ проще обрабатывать. Не нужно следить, какого цвета ручка, где стоит печать, не ошибся ли врач при заполнении. ФСС не откажет в расходах по больничному из-за того, что текст в бланке выцвел и стал нечитаемым.
Не нужно проверять подлинность листка. Виртуальный бланк отправляется по шифрованным защищенным каналам. Подделать его практически невозможно. Подписывается бланк цифровыми подписями больницы и врача.
Виртуальный документ проще хранить. На него не прольют чай, его не проткнут дыроколом и не разорвут по ошибке.

Как проверить подлинность бумажного больничного?

Пока и Вы и/или клиника, где лечится сотрудник, не зарегистрированы в электронной системе ФСС, придется иметь дело с бумажными больничными. К сожалению, эти листки иногда подделывают.

Проверяйте бумажные больничные по следующим критериям:

Подделки печатаются на обычной бумаге. Настоящий бланк можно сравнить с деньгами по плотности.
Настоящий бланк довольно бледный, его можно сравнить с денежными купюрами. В подделках цвет яркий, зеленый.
Водяные знаки в оригинальном бланке едва заметны, практически не просматриваются. Четко увидеть их можно только на просвет.
Номер настоящего бланка вытеснен на бумаге. Достаточно пощупать номер рукой. Поддельные бланки обычно просто распечатываются на принтере.
Обращайте внимание на качество печати бланка. Слова должны быть четко пропечатаны, без различий в контрастности и цвете.
Убедитесь в существовании больницы и врача, выдавшего листок. Запросить информацию можно в местном отделении ФСС.

Для простого возмещения выплат сотрудникам, рекомендуем компаниям воспользоваться системой электронных больничных и завести личный кабинет на cabinets.fss.ru.

Нуждаетесь в консультации и помощи квалифицированных специалистов?

Позвоните нам прямо сейчас ! Эксперты «Первого БИТа» помогут Вам найти оптимальное решение любых задач!

И новый цифровой формат взаимодействия с ФСС стали самыми горячими темами лета. Рассмотрим, чем обусловлена данная тенденция и как в связи с этим изменился порядок взаимодействия медучреждений, страховых компаний и соцстраха.

Зачем нужен электронный больничный

С 1 июля 2017 г. медицинские учреждения смогут наравне с привычными бумажными больничными оформлять электронные листки нетрудоспособности. Закон о введении электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН) вступил в силу с 1 июля 2017 г. Он внес поправки в положения ФЗ от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

По сути, это обычный бюллетень больничного листка нетрудоспособности, но оформленный в электронном виде. Для чего он нужен и почему введен именно сейчас – об этом по порядку.

Во-первых, предполагается, что данное нововведение позволит существенно снизить бумажный документооборот благодаря переносу информации пациентов в электронный вид.

Во-вторых, ФСС отмечает удобство в объединении информации по больничным в единую базу, что означает более быстрый и прозрачный документооборот. Проще говоря, теперь можно будет гарантировать сохранность истории болезни сотрудника, например, при его переезде или случайной утере. К тому же, это значит, что подделать больничный лист теперь – задача невыполнимая, так как сведения о болезни контролирующие органы серьезно намерены хранить на государственных серверах.

В-третьих , данная система подразумевает существенную экономию бюджетных средств за счет автоматизированной системы хранения и обработки информации.

Что изменилось с 1 июля 2017 г.

Рассмотрим стандартную ситуацию – сотруднику компании ООО «Ромашка» Иванову И. И. нездоровится, и он идет в медицинское учреждение, где после прохождения обследования врач ставит ему диагноз и выписывает заболевшему листок нетрудоспособности, который содержит сведения о том, на какой срок человек отстраняется от выполнения должностных обязанностей, какова причина заболевания и характер лечения. Далее, после предоставления листка в или бухгалтерию ООО «Ромашка», сотрудники отдела добавляют нужные данные в раздел больничного «Заполняется работодателем». Важно, что данный раздел заполняется вручную печатными заглавными буквами, а шариковую ручку использовать нельзя. И уже после предоставления данных документов будет принято решение о выплате компенсации.

больше не получает на руки листок временной нетрудоспособности – вместо этого его уведомят, что факт обращения к врачу зарегистрирован в базе. Затем организацияработодатель по номеру его электронного листка нетрудоспособности запрашивает данные из ФСС и оплачивает этот больничный лист, после чего работники бухгалтерии или отдела кадров отправят информацию о выплаченной сумме в ФСС и получат разрешение на компенсацию.

На основании рассмотренных выше примеров можно сделать следующий вывод:

главное отличие новой системы в том, что сотрудник больше не является связующим элементом между медицинским учреждением и компанией, в которой он работает.

Преимущества для работодателя и работника

Если говорить о плюсах данной системы для работодателей, то нельзя не отметить один из очевидных – заполнение документов в электронном виде существенно экономит время и облегчает работу. То есть случаи, когда бухгалтеры сталкиваются с некорректно оформленными врачом больничными постепенно уходят в прошлое, и бояться претензий со стороны ФСС больше не нужно, из-за чего компенсационные выплаты должны быть гарантированы. К тому же, исключается возможность утери и порчи документа, не говоря о том, что бухгалтеру больше не стоит думать о цвете чернил и возможных ошибках при заполнении информации в листе нетрудоспособности вручную.

Для сотрудников данная система также представляет не меньший интерес – предполагается, что сотрудник на больничном имеет возможность самостоятельно проверить, какие данные врач ввел при оформлении электронного больничного листа. Это позволит оперативно обратиться в медицинское учреждение в случае, если в больничном листе найдена какая-либо ошибка, чтобы обнаруженные сведения были скорректированы.

Как функционирует система ЭЛН

Остановимся подробнее на механизме функционирования электронных больничных. Начнем с того, что обмен сведениями поддерживается единой специальной системой электронного взаимодействия – ЕИИС «Соцстрах» ФСС РФ. Основными составляющими этой системы выступают ФСС РФ, работодатели и медицинские учреждения. Также стоит отметить, что для оформления ЭЛН обязательным является письменное согласие сотрудника. Получив его, врач фиксирует это в программе и сообщает обратившемуся на прием номер его больничного. Позже данный номер должен быть передан сотрудником бухгалтеру или кадровику по месту работы для расчета пособия и дальнейшего заполнения части больничного листа.

Для того чтобы стать полноценным участником системы ЭЛН, необходимо обязательное выполнение следующих пунктов:

Организации необходимо получить усиленную электронную подпись, совместимую с ЕИИС «Соцстрах».

Организация должна быть зарегистрирована на Портале государственных услуг РФ (gosuslugi.ru).

Необходимо подать письменное соглашение об информационном взаимодействии с ФСС.

Предварительно нужно открыть личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru.

Помимо этого, при желании можно зарегистрироваться на сайте ФСС РФ для оперативного просмотра движения ЭЛН с помощью сервиса «Кабинет застрахованного лица».

Формирование ЭЛН

Теперь рассмотрим схему взаимодействия между медицинским учреждением, работодателем, сотрудником и ФСС поэтапно:

Работник, обратившись в медицинское учреждение, дает согласие медицинскому сотруднику (как отмечалось выше – в письменной форме) на формирование электронного больничного.

Медицинский сотрудник формирует ЭЛН (данная возможность реализована в «1С:Медицина 8»), подписывает его электронной подписью врача и организации, затем сформированные данные предоставляет в ФСС.

Сотруднику, который обратился на прием, выдается уникальный номер ЭЛН для последующей передачи по месту работы.

Организация-работодатель из «1С» по номеру ЭЛН, предоставленного сотрудником, получает данные больничного из базы ФСС.

В «1С» на основании полученных данных и информации, ранее введенной в программе, автоматически рассчитывается пособие по временной нетрудоспособности.

Сотруднику оплачивается больничный лист, а информация о размере выплаты отправляется в ФСС.

Поступает частичная оплата больничного от ФСС (для регионов «прямых» выплат). Напомним, что с 2011 г. в России проводится масштабная реформа системы соцстрахования, получившая название пилотного проекта ФСС. Проект представляет собой изменение по выплатам по временной нетрудоспособности, декретному отпуску, рождению ребенка. Согласно пилотному проекту, этим занимается не работодатель, а напрямую государственная структура - ФСС.

Реализация в «1С:Зарплата и 8»

Как уже было отмечено выше, работодатели могут получать данные ЭЛН напрямую из программы «1С». Электронный больничный и, что главное, обмен с ФСС, на данный момент реализованы в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3, начиная с версии 3.1.2.293.

Список минимальных требований:

Платформа 8.3.10 или выше.

Конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1.2.293 и выше.

Подключение к «1С-Отчетность». Настройка сертификата ФСС для ЭЛН производится автоматически (без участия пользователя), если подключена «1СОтчетность».

Документ «Больничный лист»

При заполнении электронного больничного нужно заполнить основную информацию (рис.1):

ФИО сотрудника;

сведения об организации (в случае, если в базе ведется учет по нескольким организациям);

полученный номер ЭЛН.

Далее при нажатии на кнопку «Получить данные из ФСС» больничный лист заполнится полученными из ФСС данными ЭЛН. Программа также автоматически рассчитывает сумму пособия, исходя из сведений о заработке и стаже сотрудника. Сведения о медицинской организации тоже загружаются автоматически, просмотреть их можно, нажав на гиперссылку, как на скриншоте ниже.

С помощью сервиса «1С-Отчетность» можно создать реестр ЭЛН. Для этого необходимо зайти в раздел «Отчетность, справки» – «1С-Отчетность» .

При формировании реестра пользователь может выбрать, каким образом будет заполнена табличная часть реестра:

кнопка «Заполнить » – таблица по умолчанию заполняется еще не отправленными на данный момент ЭЛН;

кнопка «Добавить » – предоставление возможность выбрать конкретные ЭЛН для отправки в ФСС.

Чтобы увидеть подробную информацию об электронном больничном, нужно дважды нажать на строку с интересующим ЭЛН – тогда откроется форма дополнительной информации для просмотра.

При проведении документа программой будет автоматически выполнена проверка заполнения обязательных полей.

В завершении при нажатии по кнопке «Отправить реестр в ФСС» сформированный в программе реестр будет направлен в ФСС.

Есть ли будущее у системы ЭЛН

Анализируя данный вопрос в перспективе, нельзя не рассматривать его с точки зрения рентабельности для государства в целом. По прогнозам специалистов, в ближайшие три года – с 2017 по 2020 гг. – за счет внедрения системы ЭЛН планируется сэкономить около 42 млн рублей. К тому же, внедрение данного решения можно назвать в некоторым смысле неизбежным на фоне глобальной компьютеризации, когда многие процессы уже перешли и продолжают переходить от «бумаги» к электронному варианту.

Но нельзя не принимать во внимание и тот факт, что если в крупных городах с компьютерами и доступом в Интернет проблем не возникает, то в глубинке оснащенность техническими средствами в должной мере на данный момент не обеспечена. То есть регионы попросту могут быть не готовы перейти на новую систему ЭЛН, так как это требует дополнительных затрат.

Тем не менее, самые первые электронные больничные листы в качестве нововведения впервые начали активно использоваться в некоторых городах России еще с 2014 года – это Москва, Новосибирск, а также Севастополь и ряд других городов. Таким образом, технология уже испытана и отменять ее не собираются – она успешно себя зарекомендовала и продолжает стабильно функционировать, в настоящее время постепенно упрощая обмен ЭЛН.